El trabajo de un responsable de proyectos no es tarea fácil. Liderar un proyecto asignado, nada tiene que ver con el día a día operativo en un departamento. Y es que los responsables de proyectos han de tener mentalidad de trabajo con proyectos, es decir, han de saber lidiar con las diferentes partes que forman el proyecto, así como todos los aspectos colaterales que ayudan a avanzar.
Por lo que, cualquier responsable de proyectos ha de saber los factores de éxito de un proyecto, cómo arrancarlo, cómo ejecutarlo e incrementar la consecución de resultados con mayor rapidez y el máximo de beneficio.
Las siguientes diez habilidades que necesitan los responsables de proyectos a menudo no se tienen en cuenta, pero son esenciales para dirigir el proyecto y al equipo con éxito. David Comí, director y formador de Incrementis, con 11 años de experiencia impartiendo cursos de formación específicos y adaptados a cada caso y que además cuenta con una amplia cartera de empresas, como clientes en toda España, analiza cuáles son esas 10 habilidades clave para que cualquier responsable de proyectos alcance el éxito.
- Liderazgo e integración de “key players”
Contar con habilidades de liderazgo es un requisito para gestionar proyectos con éxito y es una de las competencias más importantes. Ser claro, constructivo y coherente para ganarse la confianza de los participantes es clave. Así como también lo es contar con empleados que tengan claro los factores de éxito de un proyecto. El responsable ha de tenerlos muy en cuenta y explicarles qué se espera de ellos, los objetivos del proyecto y resultados a conseguir.
- Comunicación e información
Comunicación e información compartida para minimizar conflictos e incrementar la contribución. Asimismo, es necesario informar con claridad a todos los participantes, cuál es el beneficio y la finalidad del proyecto. Saber comunicarse con empatía y asertividad. Conocer a los participantes, sus cargas de trabajo y siempre interactuando con respeto y claridad.
- Capacidad de planificación
Sin la planificación y orientación adecuada, ningún responsable de proyectos puede llevar al equipo al éxito. Un plan implica una serie de etapas que deben conocerse y cumplirse en un determinado orden.
- Minimizador de riesgos y adversidades
Detecta y actúa con anticipación sobre las situaciones adversas. Estima correctamente los posibles riesgos y planifica y acuerda acciones para reducir su presencia e impactos no deseados.
- Elogiar los esfuerzos y saber reconocer el trabajo bien realizado
Reconocer y elogiar constantemente y públicamente a los participantes por sus colaboraciones en los proyectos y los éxitos que se van alcanzando. Creará mayor predisposición de las personas y mayor autoconfianza del equipo.
- Crear un entorno colaborativo
Ser claro, constructivo y coherente para ganarse la confianza de los participantes. Solicitar y escuchar ideas y propuestas, aumentado así la implicación y colaboración de los participantes. Para ello es necesario crear constantes conversaciones positivas, constructivas y orientadas a soluciones con las personas.
- Capacidades negociadoras
El responsable de proyectos debe evitar que las posibles posiciones opuestas y resistencias iniciales se estanquen. Ha de saber encontrar los puntos en común de la, además de mostrar empatía para saber ponerse en el lugar del otro para alcanzar acuerdos de actuación.
- Habilidad para identificar y resolver conflictos
El responsable de proyectos ha de saber identificar y resolver de inmediato los posibles conflictos que puedan surgir para que no se conviertan en problemas mayores. Y es que, según Comí, los tres elementos fundamentales del éxito de un proyecto son primero las personas, segundo las personas y tercero, las personas.
- Saber optimizar y gestionar los recursos disponibles
Un buen responsable de proyectos sabe en todo momento qué necesitan sus equipos. Pueden ser recursos financieros, humanos y materiales. Esto es indispensable para que los presupuestos no se sobrepasen y sí se alcancen los objetivos establecidos.
- Optimizar bien los tiempos
Un buen responsable de proyectos debe saber administrar su día a día para sacarle el máximo rendimiento a todo el proceso de planificación y ejercitar el seguimiento consciente del tiempo aplicado en actividades concretas, especialmente para aumentar la eficacia, la eficiencia o la productividad.
Soluciones directas a mejorar hábitos de trabajo
La metodología utilizada por Incrementis se basa en una formación muy concreta, dinámica y muy amena, a partir de la participación totalmente activa de los participantes. Enfocadas al aprendizaje y asimilación de conceptos claros y sencillos, las sesiones formativas ayudan a los empleados de las empresas mediante ejercicios prácticos en cómo deben pensar y actuar a partir de su día a día y responsabilidades en su puesto de trabajo.
Formación in-company
Conscientes de que cada empresa tiene necesidades diferentes que deben afrontarse con una metodología específica, Incrementis proporciona a las empresas ‘formaciones in-company’ en su entorno laboral con los objetivos y contenidos adaptados a sus problemas de funcionamiento concretos. Según explica Comí, algunos de los casos más abordados en estas sesiones son, por ejemplo, mejorar el liderazgo de equipos, llevar a cabo un uso más eficaz del tiempo y del e-mail, adquirir mayor proactividad, tomar mejores decisiones o cómo sacar el máximo provecho de las reuniones de trabajo.