- Menú -

HOME

Noticias...
Se busca...
Eventos...
Legislación...
Bibliografía...
Expertos
Artículos...

> MAPA del WEB <

Su opinión...

Envíenos la noticia o el comentario que desee.

 

 

Expertos Profesionales


José Ramón Farré Muntaner


Dr. Ingeniero Industrial. Ingeniería Farré

El Director de Seguridad ante las Instalaciones Complejas


¿POR QUÉ ESTE TÍTULO? Una instalación de seguridad, de una cierta complejidad, es un reto para un Director de Seguridad. En primer lugar representa una inversión importante para la Empresa dónde trabaja y, a continuación su profesionalidad será medida en función de los resultados obtenidos. El presente artículo da una serie de pautas y caminos para diseñar y realizar una instalación, explotarla y mantenerla con total garantía. Hay que tener en cuenta las siguientes premisas: - Las decisiones sobre las inversiones son las más vinculadas para la empresa. - Los proyectos bien concebidos suelen tener éxito. - Todos los proyectos poco estudiados o precipitados terminan en fracaso (reconocido o no). Para que el proyecto prospere adecuadamente se dan los cinco primeros Consejos Prácticos: 1) Las necesidades deben configurar el producto, nunca al revés. 2) A más coste o complejidad, más estudio. 3) Vender la idea en el seno de la compañía, antes de invertir. 4) Todas las etapas del proceso son decisivas para el objetivo y calidad final pero: 5) Los errores precoces son los más arduos de corregir. PLANTEAMIENTO DE LAS NECESIDADES Analizar y calibrar el motivo del inicio de la instalación. Es muy importante conocer a fondo los motivos reales por los que se inicia el Proyecto. Si los motivos son poco claros o ambiguos, antes que nada conviene tomarse el tiempo necesario para madurar la cuestión. Incluso, en algunos casos, no estará de más abandonar la idea.... Si por el contrario, el motivo es sólido, puede pasarse a la fase siguiente. Análisis de la situación actual: Recogida de Datos. Si la idea es diáfana, ahora conviene recoger todos los datos de la realidad existente, antes de proyectar nada. En esta fase puede suceder que se descubran condicionantes importantes al Proyecto, que posiblemente conduzcan a una revisión del mismo (como servidumbres de la arquitectura, incongruencias con la operativa, invasión de áreas con otras responsabilidades, posible efecto en la productividad actual, etc.). Una vez con las ideas claras y los datos recopilados, es posible efectuar tres acciones más: 6) Establecer un objetivo final claro y posible. 7) Prever como afectará el objetivo establecido al entorno. 8) Decidir que información u opinión se facilita en el seno de la empresa. ELECCIÓN DEL SISTEMA O TECNOLOGÍA Una vez establecido el objetivo se deben encontrar los sistemas o tecnologías que soportan las necesidades planteadas. Deben seguirse los consejos anteriores ¡Huya de cualquier planteamiento comercial de tipo: "Tengo el producto que Ud. Precisa!". La cuestión correcta es: "Yo tengo estas necesidades, veamos algún producto que las cumpla". (Obviamente debe Ud. conocer las necesidades establecidas en el punto anterior). Además considere: 9) Usar equipos experimentados y con suficiente implantación el mercado. 10) Revisar todo el proceso en función de la elección efectuada. (Será difícil encontrar una tecnología que cubra el 100 por cien de las necesidades). Estudio de la viabilidad y rentabilidad. En primer lugar, hay que tener una orientación sobre el coste de la instalación. Si el precio del proyecto es muy alto, quizás resulte inviable desde el punto de vista económico. Por tanto, hay que establecer los costes en función de las necesidades (siempre con este punto de vista). Una partida, en algunas ocasiones no desdeñable, está constituida por los consumibles del proyecto (tarjetas de acceso, papeles, cartuchos de tinta, etc). Conviene conocer, aproximadamente, el valor anual de los consumibles. El mantenimiento constituye una partida ineludible y una necesidad para mantener la instalación operativa. Un mantenimiento deficiente provocará una segura degradación de la instalación, depreciando la inversión y anulando la seguridad proyectada. Los costes de la mantenimiento deben ser los necesarios, y nunca es conveniente su regateo. Todas estas consideraciones están orientadas a definir la instalación de seguridad como una INVERSIÓN. Este concepto es fundamental. Dentro de la empresa una inversión tiene unos mecanismos asumidos: conceptuales, financieros, contables y fiscales. Es absurdo que una instalación represente un COSTE. Ningún contable propondrá como coste un edificio, una maquinaria, etc. Además cuando la inversión esté amortizada, su renovación será mucho más asequible. Si la amortización vale M pesetas, y decide amortizarla en "n" años, (número de años en que va a permanecer activa la instalación con un mantenimiento adecuado), su amortización anual será de M/n Ptas./año. Al valor M/n hay que sumarle el valor de los consumibles ( a lo largo del año) más el precio del mantenimiento anual. 11) Una instalación de seguridad es una inversión. Como tal, debe calcularse su valor anual, suma de la amortización de cada año, del coste de los combustibles y del coste del mantenimiento. Este valor anual debe compararse con los posibles beneficios (también anuales) de la instalación de seguridad. Este punto es algo difícil de establecer, pero podemos utilizar las siguientes guías: A) Suma anual de las pérdidas por robo o hurto producidas antes y después de la instalación (método utilizado, por ejemplo, en los Centros Comerciales). B) Evaluación de las posibles pérdidas patrimoniales por falta de seguridad. C) Posible pérdida de competitividad por espionaje industrial. D) Daños a la imagen corporativa por ataques a daños confidenciales de clientes o empleados. E) Evitación de daños o sabotajes a los medios productivos. F) Amenazas a la Corporación o a sus empleados, y sus consecuencias económicas. G) Posibles daños por ataques terroristas. Aunque sea de forma aproximada, estas partidas deben consignarse lo más realmente posible y en PESETAS (o EUROS si Ud. Lo prefiere). La comparativa entre el valor anual del proyecto y el coste de las posibles pérdidas debe estar siempre presente en el pensamiento del Director de Seguridad. Pliego de Condiciones Técnicas. Es conveniente preparar un pliego de condiciones técnicas, aunque sea mínimo. En caso contrario Ud. Estará a remolque de las ofertas comerciales, y no debe ser así. Hay que tener en cuenta los siguientes puntos al confeccionar el pliego: -Pliego sencillo de condiciones técnicas, pero con todos los datos fundamentales. -Compromiso para el suministro de recambios de materiales durante 7 años (mínimo). -Referencias de instalaciones similares. -Incluir, si procede, la formación del personal propio. -Pedir los datos sobre la capacidad y condiciones del servicio postventa. -Solicitar las cláusulas completas de la garantía ofrecida. -Existencia, si procede, de herramientas o utillajes especiales. -Titulación y experiencia de las personas implicadas directamente en el Proyecto. -Diagrama de PERTH o GANT sobre la ejecución temporal del proyecto. (Tiempo de ejecución). -Seguro de responsabilidad civil para los trabajos del proyecto. -Plan de seguridad e higiene del Reglamento de Seguridad Laboral, si procede. 12) Prepare un Pliego de Condiciones Técnicas para la solicitud de las ofertas económicas. Comparativo Con las ofertas solicitadas, es conveniente un mínimo de tres, confeccionar un cuadro comparativo con las siguientes consideraciones: - Comparar cosas iguales, o lo más iguales posibles. - Comparar: *Costes de los equipos *Plazos de ejecución comprometidos *Disponibilidad de recambios y sus precios *Costes del mantenimiento *Capacidad técnica *Experiencia en instalaciones similares *Condiciones de la garantía *Conocimiento propio de los ofertantes Todos los puntos analizados son objetivos, salvo el último, que es completamente subjetivo. Pero Ud., posiblemente, conoce a los concursantes y tiene una opinión formada sobre los mismos, ¡qué también cuenta! 13) Confeccionar un cuadro comparativo de las ofertas solicitadas. Comparar, siempre, manzanas con manzanas. Decisión de compra Se dispone ahora del siguiente trabajo previo: - Un objetivo claro, identificado y asumido a nivel empresarial. - Una elección de la tecnología o sistemas más adecuado al proyecto. - Un estudio previo de la viabilidad y rentabilidad. - Un pliego de condiciones técnicas, incluidas las consideraciones sobre las garantías y el mantenimiento. -Un comparativo de todas las ofertas recibidas, tanto de precios como de plazos, medios técnicos y condiciones de la instalación. Con toda esta información ya es posible tomar una decisión de compra. Sin embargo, recuerde: 14) La instalación resultante no será la proyectada, sino la adjudicada e instalada. Instalación Una vez adjudicado el proyecto a la empresa con la oferta más idónea, se inicia el montaje. Algunos Directores de Seguridad, en esta fase, suelen confiar plenamente en el adjudicatario. Sin embargo, conviene tomar una serie de precauciones. El rigor de las mismas va a depender de la criticidad del proyecto, no pudiéndose dar reglas generales. Consideraciones en el periodo de instalación: - Coordinar con fluidez el desarrollo de las obras. Nombrar a un Director Facultativo de Obra (del cliente) para comunicarse directamente con el Jefe de la Instalación (del proveedor). - Seguimiento de los plazos de montaje. - Vigilancia de la bondad de los trabajos y de los equipos instalados. La calidad debe privar sobre el plazo. - Reforzar la seguridad si ésta queda reducida por las obras. - Anotar por escrito los cambios surgidos sobre el proyecto, y sus causas. Documentar un resumen de todas las reuniones de obra, distribuyéndose entre las partes interesadas. Algunos de los trabajos ejecutados suelen quedar ocultos (canalizaciones, regatas, arquetas, cableados, etc.) por tanto, conviene revisar la calidad de los mismos antes de ser inviable su verificación. Si la instalación es compleja, o de gran extensión, o no se dispone del tiempo o personal para su supervisión, será conveniente contratar a un Servicio Externo para esta labor. Los trabajos bien ejecutados tienen un periodo de vida largo. Téngase en cuenta que es fácil reponer un equipo defectuosos, pero un cableado o una canalización en malas condiciones degrada irremisiblemente toda la instalación. 15) Revise personalmente, o con una persona de su confianza, el desarrollo y calidad de los trabajos Recepción de la instalación Otro punto importante, que no puede dejarse de lado o ser tratado de forma rápida y parcial. Conviene documentar por escrito, al menos, los siguientes puntos: - Comprobación del cumplimiento de las especificaciones del proyecto. - Ensayos previos para los elementos fundamentales, si proceden. - Verificación de la calidad del montaje. - Pruebas del funcionamiento de la instalación. - Comprobación de la documentación integrada. - Verificación de los requisitos de la legalización, si son necesarios. 16) El objetivo de la Recepción de la Instalación consiste en detectar las deficiencias y obtener su corrección. 17) Exija una documentación completa. La eficacia de la recepción viene determinada por: - La calidad de los ensayos y pruebas. - El rigor e interés de los técnicos en su aplicación. - El apoyo de la Dirección a los puntos anteriores. La premura en la entrega de la instalación nunca debe significar una recepción poco rigurosa. En cuanto a la documentación, deben facilitarse las siguientes partes: -Manual de usuario del sistema. -Manual de mantenimiento. -Manuales de todos los elementos instalados (facilitados por los fabricantes de los equipos). -Planos de las ejecuciones especiales, de la canalización, del cableado y de las partes ocultas. -Licencias de programas y sus manuales. Sin estos documentos, será difícil mantener correctamente la instalación. Garantía Conviene insistir en el tema de la garantía, que muchas veces se olvida o se da por sentada. Los aspectos importantes de una garantía son: - Duración de la garantía. (Es deseable un mínimo de 1 año). - Cobertura de la garantía. *Materiales. *Mano de Obra (In situ,no en talleres ajenos a la instalación) *Desplazamiento Una buena garantía debe cubrir todos estos aspectos, sin ningún sobrecoste. TIEMPO MÁXIMO DE INTERVENCIÓN. Es el tiemo que media entre el aviso de avería a la empresa mantenedora y la intervención de sus técnicos. Según la Ley de Seguridad Privada debe ser de 24 horas, incluidos los festivos. TIEMPO MÁXIMO DE REPARACIÓN Y/O REPOSICIÓN. Es el tiempo máximo entre la primera intervención de los técnicos y la solución final del problema. El tiempo de intervención, del punto anterior, garantiza la presencia de los técnicos, pero no de la solución de la avería, ya que ésta puede requerir la reposición o reparación de equipos complejos. Este tiempo máximo garantiza la vuelta a la total operatividad del sistema, en el intervalo pactado. Puede ser de 3 ó más días en función de la avería y de los medios aportados para reforzar la vigilancia humana hasta la reposición de los equipos. SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL. Necesario según la Ley de Seguridad Privada. Solicitar algún documento que garantice la validez del seguro en el periodo de la instalación y garantía. Este seguro también cubre algún accidente causado por el personal técnico mantenedor en otras instalaciones, edificios o bienes de la empresa. 18) Exija una Garantía total y con los plazos de intervención y reparación pactados de antemano. MANTENIMIENTO. Se dan, a continuación, las principales características para un correcto mantenimiento de las instalaciones. No conviene contratar un mantenimiento "mínimo", sino el justo y necesario. Un buen mantenimiento alarga la vida de la instalación, un mal mantenimiento degrada la inversión realizada. Duración del Contrato - Contrato por periodos de 1 año, con renovación tácita, salvo denuncia por una de las partes. - El plazo mínimo de denuncia del contrato en las sucesivas renovaciones anuales debe ser de 2 ó 3 meses antes de su vencimiento. Definición de las prestaciones del contrato - Mantenimiento preventivo sistemático Operaciones programadas, que han de realizarse con una periocidad fija. *Pruebas de funcionamiento. *Calibraciones *Limpieza *Lubricación *Revisiones preventivas - Reposición de fungibles Fijar el número de reposiciones y su contenido. -Mantenimiento preventivo condicional Operaciones preventivas que se realizan según los resultados del mantenimiento sistemático (sustitución de piezas desgastadas o deterioradas). -Mantenimiento correctivo Exclusivamente la reparación de averías. -Obligación de resultados. En los aparatos que implican riesgos y/o costes elevados por su mal funcionamiento, incluir una obligación de resultados en el mantenimiento. *Fijando objetivos en cuanto a la continuidad del funcionamiento. *Programando pruebas de funcionamiento periódicas. Condiciones de ejecución de trabajo. Información sobre el trabajo realizado: -Las hojas de mantenimiento deberán incluir, como mínimo, la siguiente información: *Operaciones preventivas programadas que se han realizado. Fecha y Técnico Responsable. *Operaciones preventivas adicionales efectuadas. *Materiales y piezas empleadas. *Cualquier anomalía obresvada. *Cualquier recomendación sobre el manejo de los equipos. *Estimación del estado de conservación y condiciones de seguridad del aparato después de la inspección. - Los partes de avería contendrán, como mínimo, los siguientes datos: *Diagnóstico de la avería. *Causa estimada de la avería. *Reparación efectuada. *Materiales y piezas empleadas. *Medidas recomendadas para evitar la repetición de la avería. *Estimación del estado de conservación y condiciones de seguridad del aparato, después de la reparación. *Fecha y Técnico Responsable. Resultado de la instalación Al principio del artículo se insistía sobre la utilidad que la empresa asumiera la realidad del proyecto. Una vez la instalación está en pleno funcionamiento, conviene mantener informados a todos los responsables -por el medio que sea- de la bondad de la misma, de las ventajas obtenidas y del rendimiento conseguido. Incluso será necesario algún informe por escrito para evidenciar el éxito de las decisiones tomadas tiempo atrás.


Suplemento Temático: Centros Comerciales


Fuente: Reproducido de: SEGURITECNIA Nº 261-262
Fecha: Julio- Agosto 2002

   Mas artículos de José Ramón Farré Muntaner        Otros Expertos   

Este experto ha sido visto por 4703 personas.

© BELT.ES  Copyright. Belt Ibérica, S.A. Madrid - 2004. belt@belt.es