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Miércoles, 6 de octubre de 2004


Seguridad de la Información y Protección de Datos

Unas 3.000 empresas de gran consumo utilizan ya la factura electrónica

 

Desde que el pasado mes de febrero el Gobierno legalizara la factura electrónica, unas 3.000 empresas han dejado de imprimirlas en papel. Según la Asociación Española de Codificación Comercial (Aecoc), el nuevo sistema supone un ahorro anual de 18 millones.

 

La resolución con la que el Gobierno legalizó la factura electrónica el pasado mes de febrero supuso el comienzo de una nueva era. Desde entonces ya no es necesario que las empresas guarden en sus archivos una copia en papel de las facturas, sino que una versión electrónica almacenada en un ordenador es válida para presentarla ante la Agencia Tributaria.

Aecoc ha calculado que en los casi ocho meses que lleva vigente la factura electrónica ya son 3.000 empresas las que la han adoptado. Las compañías pertenecen sobre todo al sector del gran consumo, son compañías fabricantes y distribuidoras de alimentación, droguería y perfumería.

Para que una factura electrónica sea válida, es necesario que lleve incorporada la firma digital que garantiza que el emisor es quien dice ser y que los datos que refleja no han sido modificados después de que se haya firmado la factura. Muchas empresas se han incorporado con facilidad a este sistema porque para firmar las facturas electrónicas han adoptado el mismo certificado emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre que ya empleaban en la presentación de impuestos ante la Agencia Tributaria a través de internet. Alejandro Sánchez, director de Comercio Electrónico de Aecoc, explicó ayer en Madrid durante el seminario Factura electrónica, organizado por Aecoc y Garrigues, que la principal razón para la utilización de la factura electrónica es la reducción de los costes. 'No sólo del papel, sino del sobre del sello, del envío y de los gastos de manipulación'. Aecoc estima el ahorro conjunto de las empresas que han adoptado la factura electrónica en 18 millones anuales, a los que habría que añadir los costes de archivo del papel, que estarían en torno a los seis millones.

Otra de las ventajas de la sustitución del papel por la versión electrónica es que facilitan el cuadre en contabilidad. 'Como se incorporan de forma automática al sistema, no hay que introducir los datos manualmente, con los que se evitan los errores derivados de este proceso', explica Sánchez. Según Aecoc, las empresas rectifican anualmente seis millones de facturas.

La fabricante de productos de panadería Bimbo y la cadena de supermercados Condis son dos ejemplos de grandes compañías que ya han adoptado la factura electrónica. La estructura de negocio de Bimbo, con 1.340 rutas de distribución, hace que la implantación del sistema no sea fácil, pero aun así antes de verano el 25% de sus facturas eran electrónicas. El porcentaje en Condis supera ya el 65% y esperan alcanzar el 80% antes de fin de año.

Condis trabaja con 13.000 referencias y maneja 5.000 facturas al día.

El cambio de mentalidad, necesario para empezar

Los responsables de contabilidad de las grandes empresas aseguran que el mayor obstáculo para empezar a trabajar con facturas electrónicas no es el coste de implantación ni la complejidad del sistema. Por increíble que parezca lo que más obstaculiza la implantación de la factura electrónica es el cambio de mentalidad que se necesita para dejar de utilizar el papel.

El director de una firma informática explicaba que, incluso después de que su empresa adoptara el sistema, los empleados siguen haciendo copias impresas de las facturas 'por si acaso, lo más difícil es convencer al personal de administración de que no es necesario tener la copia impresa de la factura que está guardada en el ordenador'.

La implantación del sistema no supone ningún coste añadido para las empresas que utilizan el lenguaje EDI, muy extendido en la distribución española. Las que no podrían implantarlo por un coste de entre 6.000 y 9.000 euros. También hay servicios que permiten enviar facturas por internet por 50 euros mensuales.

Fuente: Cinco Días
30.09.04

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